Zomerstress in de zorg: hoe komen we samen sterker de zomer door?

Elke zomer is het een uitdaging: vakanties, verzuim en openstaande vacatures zorgen voor druk op de roosters. Maar deze zomer lijkt spannender dan ooit. De inzet van zzp’ers wordt afgebouwd, terwijl alternatieven zoals vaste krachten, uitzendkrachten of gedetacheerde krachten schaars blijven. We zien het verzuim en het aantal vacatures toenemen. Daardoor dreigt een gat dat veel zorgorganisaties moeilijk kunnen opvangen.

Planners trekken aan de bel
Planners signaleren vaak al vroeg dat er gaten vallen. Zij zien het aankomen, dit op basis van roosters, beschikbaarheid en afwezigheidscijfers. Maar hun signalen landen niet altijd tijdig bij HR of bestuur. Daar ligt een belangrijke kans. Door eerder centraal het gesprek te voeren tussen planners, HR, managers en bestuur, kunnen scenario’s op tijd worden uitgewerkt;

• Planners hebben operationeel inzicht in de openstaande diensten, verzuim en vacatures. Deze zien tevens welke verlofweken een knelpunt kunnen vormen.
• Capaciteitsplanners hebben het tactische inzicht dat cruciaal is voor het uitwerken van realistische scenario’s.
• HR en management spelen een sleutelrol in het vertalen van strategisch beleid naar werkbare oplossingen op de vloer.
• Bestuurders hebben de ruimte nodig om pragmatische keuzes te maken – soms ook als dat tijdelijk afwijken van beleid betekent.

Samen sturen op rust en continuïteit
We zien bij organisaties waar de druk beheersbaar blijft, een aantal gezamenlijke kenmerken:

1. Er wordt tijdig geschakeld. Dit kan door middel van een goede zomer forecast waarin de planning al vroeg in het voorjaar kan gaan inventariseren. Bij een zomerplanning hoort de organisatie uit te gaan van de bezetting die nodig is voor de zorg en op basis hiervan kan een maximaal percentage van de afwezigheid van de medewerkers vastgesteld worden. Een ander belangrijk punt is dat samen met de medewerkers meer en meer gekeken kan worden naar een vakantiespreiding waarmee er meer rust en continuïteit in de roosters blijft bestaan. Dit kan door middel van een verlofkader toe te voegen aan het verlof beleid en de organisatie hiermee een duidelijke handvatten aanbiedt aan teamleiders en medewerkers.
2. Diverse scenario’s worden al in het voorjaar besproken, inclusief nog te verwachte personele risico’s en alternatieve inzet (zoals zzp’ers via het fiscaal kompas).
3. Open communicatie waarbij planning, HR, middenmanagement en bestuur regelmatig afstemmen om signalen te duiden, analyses te delen en knopen door te hakken.
4. Flexibele inzet, waarbij ruimte gehouden wordt voor bijsturing als de situatie verandert, bijvoorbeeld door het tijdelijk openhouden van zzp-inzet.

Niemand wil overbelasting van medewerkers of risico’s voor continuïteit van zorg. De zomer vraagt om samenwerking tussen alle lagen in de organisatie, met begrip voor ieders rol en beperkingen.

Daarom onze oproep: maak ruimte voor een gezamenlijke aanpak. Laat signalen van planners niet verloren gaan. Geef planning, HR en teamleiders de tools om flexibel te opereren. En durf als bestuur pragmatische keuzes te maken wanneer de situatie daarom vraagt. Alleen samen voorkomen we dat deze zomer de zwaarste tot nu toe wordt.

– Mathilde Schellekens, strategisch adviseur bij De Nederlandse Zorg Bemiddelaar